Qué datos puedes pedirle a una visita en Perú
Un cuaderno de garita con nombres y documentos es una base de datos personales. Qué exige la Ley 29733 en la práctica y cómo aplicarla sin complicar la puerta.
Muchas administraciones descubren tarde que el registro de visitas les impone obligaciones. En el Perú, la Ley N.º 29733, Ley de Protección de Datos Personales, se aplica a cualquier tratamiento de datos de personas identificadas o identificables, sin importar el soporte. Un cuaderno escrito a mano cuenta igual que una base de datos.
Esta guía explica los principios generales para orientar una decisión operativa. No sustituye a un abogado, y conviene revisar además el reglamento interno del condominio, que puede ser más exigente que la ley.
Los principios que importan en la puerta
La ley se apoya en principios; tres de ellos deciden casi todo lo que pasa en una garita.
- Finalidad: los datos se recogen para un propósito determinado y explícito. «Por seguridad» es demasiado vago; «para saber quién ingresó y quién lo autorizó» es un propósito concreto.
- Proporcionalidad: se pide lo necesario para esa finalidad, no todo lo que se pueda. Es el principio que más se incumple en las garitas.
- Seguridad: quien recoge los datos debe protegerlos. Un cuaderno abierto sobre el mostrador falla aquí de forma evidente.
Aplicado a los datos concretos
| Práctica habitual | Problema | Alternativa razonable |
|---|---|---|
| Fotocopiar o fotografiar el DNI | Conserva más datos de los necesarios y crea un archivo que hay que custodiar | Verificar el documento a la vista y registrar solo nombre y número |
| Retener el DNI mientras dura la visita | Privar a alguien de su documento es una práctica cuestionable | Devolverlo tras verificar; usar credencial de visita si se necesita distintivo |
| Cuaderno abierto en el mostrador | Cada visitante ve los datos de los anteriores | Registro que solo vea el vigilante |
| Guardar los registros indefinidamente | Sin plazo definido, la responsabilidad se acumula sin límite | Definir un plazo de conservación y cumplirlo |
El aviso de privacidad: más simple de lo que parece
Quien entrega sus datos tiene derecho a saber quién los trata, para qué y por cuánto tiempo. En un condominio esto se resuelve con un cartel visible en la garita, redactado en lenguaje llano. No hace falta un documento extenso: hace falta que esté a la vista antes de que la persona entregue el dato.
Un texto de cuatro líneas que diga quién es el responsable del registro, con qué finalidad se recoge, cuánto tiempo se conserva y a dónde dirigirse para ejercer derechos cumple mejor su función que un reglamento de dos páginas que nadie leerá.
Videovigilancia: el mismo criterio
Las cámaras también tratan datos personales. Los criterios son equivalentes: informar con carteles visibles de que la zona está videovigilada, no enfocar espacios privados como ventanas de departamentos o la vía pública más allá de lo necesario, restringir quién puede ver las grabaciones y definir cuánto tiempo se conservan.
En la práctica, el punto más descuidado es el tercero: monitores a la vista de cualquiera que pase por la garita, y acceso a las grabaciones sin registro de quién las consultó ni por qué.
Una lista corta para revisar tu condominio
- 1¿Está escrito para qué se recogen los datos de visitas?
- 2¿Se pide algún dato que no se usa nunca? Si es así, dejar de pedirlo es la mejora más barata que existe.
- 3¿Puede un visitante ver los datos de otro?
- 4¿Hay un plazo de conservación definido y alguien que lo aplique?
- 5¿Hay un aviso visible en la puerta sobre el registro y las cámaras?
- 6¿Quién tiene acceso al registro y a las grabaciones, y queda constancia de esos accesos?
Si la mayoría de respuestas es «no lo sé», no es un caso raro: es la situación normal en la mayoría de los condominios. Pero también es el motivo por el que un incidente relativamente menor puede convertirse en un problema para la junta.